CHAPITRE 02 Blinder votre conseil contre les recours en cas d’abus
Notre analyse : si la prévention est idéale, la préparation est essentielle Les recours en cas d’abus contre les sociétés ouvertes peuvent entraîner des coûts importants tant pour les sociétés que pour leurs dirigeants et administrateurs personnellement. Le conseil d’administration d’une société ouverte peut aider à protéger la société contre les recours en cas d’abus en prenant les mesures suivantes : – s’assurer d’être au fait des circonstances pouvant susciter des recours en cas d’abus; – prévoir les éventuels sujets préoccupants ou sensibles et veiller à ce que les droits et les attentes légitimes des plaignants potentiels soient dûment pris en compte dans le processus décisionnel, même si cette
CONFIDENTIALITÉ
auraient autrement bénéficié toutes les communications connexes. Il importe donc qu’une société ouverte prenne des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de tous les documents visés par un privilège. La société ne devrait partager aucun document pouvant être visé par un privilège sans avoir fait examiner soigneusement par un conseiller juridique toutes les incidences potentielles d’un tel partage. Voici certaines des mesures que peut prendre une société ouverte pour s’assurer que certains documents ou communications soient protégés et pour ne pas renoncer par inadvertance à la protection accordée à un document : – a jouter clairement la mention « privilégié » à tout courriel ou autre communication dont elle souhaite protéger le secret; – e n même temps, ne pas utiliser à outrance la mention « privilégié » pour des courriels ou d’autres communications. Son utilisation excessive comporte des risques, dont le risque que des documents correctement marqués « privilégié » ne soient pas reconnus comme tels, ou que des documents dont a besoin la société pour établir sa position ne puissent être produits sans que leur production risque d’être considérée comme une renonciation à la protection d’autres documents; – s’abstenir de diffuser des documents protégés par un privilège, au sein ou en dehors de la société, plus largement que ce qui est raisonnablement nécessaire. En général, la diffusion de documents protégés devrait se faire après consultation d’un conseiller juridique et devrait être limitée à un groupe restreint de personnes en ayant besoin; – m ettre un conseiller juridique en copie d’une communication de renseignements protégés; – a dopter les meilleures pratiques à l’égard des renseignements confidentiels en général et veiller à les respecter.
Il importe que le conseil et la direction adoptent les meilleures pratiques pour protéger la confidentialité des documents, des données et des renseignements de la société. La divulgation de renseignements confidentiels, quels qu’ils soient, risque, en plus de soulever une multitude d’autres questions commerciales, réglementaires et juridiques, de susciter ou de catalyser un recours en cas d’abus. La société devrait établir un code de conduite – conforme aux meilleures pratiques et adapté à sa situation particulière – précisant les obligations de confidentialité imposées à chacun de ses administrateurs, dirigeants et employés. Il importe que les membres du conseil, en particulier, sachent que tous les documents du conseil, ainsi que toutes les discussions et les délibérations entre les membres du conseil, tant lors des réunions officielles que lors de conversations à caractère non officiel, sont confidentiels. Les procès-verbaux et autres documents remis aux administrateurs devraient, en général, être partagés uniquement sur des plateformes sécurisées. Les sociétés ouvertes devraient mettre en place des mécanismes afin de préserver l’intégrité de leurs systèmes informatiques contre les infiltrations et les attaques. De plus, les membres du conseil (en particulier les membres indépendants qui n’utilisent pas les systèmes informatiques de la société) devraient s’assurer que leurs ordinateurs, disques durs et systèmes de courrier électronique personnels sont sécurisés. En fonction des besoins particuliers des membres de son conseil, la société pourrait envisager d’offrir à ses administrateurs une formation continue en matière de sécurité des données. 7 Vérifier que les garanties d’assurance souscrites sont suffisantes. Dans les recours en cas d’abus, il arrive souvent qu’en plus de la société, les administrateurs soient nommés personnellement comme défendeurs. Par conséquent, la société ouverte doit veiller à ce que son assurance responsabilité ou son assurance dirigeants et administrateurs procure une garantie adéquate pour les administrateurs nommés personnellement dans des actions en cas d’abus ou pour manquement à une obligation. Une garantie d’assurance adéquate devrait, notamment, prévoir le droit des dirigeants et des administrateurs de retenir les services de leur propre conseiller juridique lorsqu’il est nécessaire ou approprié qu’ils bénéficient d’un conseiller juridique distinct de celui de la société.
prise en compte n’est pas toujours réciproque; – examiner et gérer convenablement les conflits;
– avoir présent à l’esprit et prendre en considération les informations publiques antérieures et les politiques existantes avant de prendre des décisions ou de conclure des opérations importantes; – gérer soigneusement le flux des renseignements et des documents confidentiels et protégés par le secret professionnel ou un autre type de privilège; – veiller à ce que la société possède une assurance responsabilité et une assurance administrateurs et dirigeants adéquates; – tenir des procès-verbaux fidèles et exacts des réunions.
28
29
Davies | dwpv.com
Rapport sur la gouvernance 2022
Powered by FlippingBook