Rapport sur la gouvernance (Septembre 2022)

CHAPITRE 04 Élection des administrateurs de sociétés ouvertes à la véritable majorité : votre conseil est-il prêt?

Créer et actualiser une liste d’administrateurs potentiels. Le délai de grâce accordé aux administrateurs non élus pour qu’ils puissent rester temporairement en fonction est limité à 90 jours. Pour le conseil de nombreuses sociétés canadiennes, il sera difficile de repérer et de recruter un candidat compétent dans un tel délai. Voilà pourquoi nous recommandons aux conseils d’envisager sérieusement d’officialiser la tenue d’une liste toujours valide d’administrateurs potentiels ainsi que leurs politiques relatives au repérage, à la sélection et à la mise en candidature des administrateurs, afin de pouvoir agir rapidement et de manière cohérente dans le cas où un ou plusieurs de leurs administrateurs ne recevraient pas l’approbation de la majorité des actionnaires à une élection. Il importe que les conseils examinent de près le rôle que jouent les administrateurs non élus au sein du conseil pendant leur maintien en poste temporaire. Un tel administrateur peut être une source d’information précieuse pour l’administrateur prenant la relève de ses dossiers, mais dans bien des cas, la participation d’un administrateur non élu aux délibérations et aux activités du conseil devrait être réduite, voire interdite. Évaluer les pratiques du conseil et les pratiques en matière de communications avec les actionnaires. Le conseil ne devrait pas tenir pour acquis le résultat d’une élection sans opposition (si jamais il l’a fait). Nous recommandons aux conseils d’examiner attentivement leurs pratiques quant à la présence aux réunions du conseil et des comités, à l’évaluation des compétences des administrateurs, au cumul excessif de mandats d’administrateur et aux échanges entre les administrateurs et les actionnaires. Ces pratiques leur seront essentielles pour maximiser l’appui des actionnaires aux administrateurs en poste et éviter qu’un nombre insuffisant de voix soit exprimé en faveur de la réélection de ces administrateurs, y compris lorsqu’une campagne incitant à voter « contre » est mise en œuvre. En effet, les conseils devraient envisager de communiquer avec les actionnaires bien avant leur assemblée générale annuelle afin d’obtenir leur avis sur la composition du conseil et les forces, compétences et aptitudes relatives de ses membres. Une politique de communication avec les actionnaires bien réfléchie demeure un outil de gouvernance nécessaire et efficace. De plus, les émetteurs peuvent envisager de retenir régulièrement les services d’agences de sollicitation de procurations pour que celles-ci les aident à renforcer l’appui donné à leurs candidats. Mettre à jour les informations. Les sociétés ouvertes régies par la LCSA devront mettre à jour les informations données dans leur circulaire en tenant compte des nouvelles règles avant la période de sollicitation de procurations de 2023. Celles d’entre elles qui sont inscrites à la cote de la TSX devront mettre à jour les informations actuellement données concernant l’élection à la majorité conformément à la politique de la TSX – préférablement en suivant les éclaircissements attendus de la TSX à cet égard – et fournir des précisions sur leurs obligations en vertu des nouvelles règles de la LCSA. Les sociétés régies par la LCSA inscrites à la cote d’autres bourses de valeurs devront pour la première fois publier des informations sur leurs pratiques en matière d’élection des administrateurs à la majorité des voix exprimées. Les sociétés sous le régime de la LCSA pourraient, s’il y a lieu, donner des précisions sur les nouveaux risques que comporte l’élection à la majorité pour la stabilité du conseil.

Notre analyse : cinq éléments essentiels à un passage en douceur

Passer en revue les règlements administratifs et les statuts de la société et les actualiser au besoin. Les émetteurs régis par la LCSA devraient envisager de mettre à jour leurs règlements intérieurs pour tenir compte des nouvelles règles concernant l’élection à la majorité des voix, y compris pour officialiser le principe du maintien en poste temporaire d’un administrateur non élu. De plus, ils devraient examiner les seuils fixés quant au quorum et au nombre d’administrateurs requis. Vérifier dans les contrats importants la présence de dispositions dont l’application est déclenchée par un changement apporté au conseil. Le délai de grâce accordé aux administrateurs en poste non élus pour qu’ils puissent rester temporairement en exercice est un compromis nécessaire, mais il importe que les émetteurs passent au crible, en amont, les modalités de leurs contrats importants afin de déterminer si certaines d’entre elles (celles qui concernent la résiliation, les manquements ou l’exigibilité anticipée de paiements, par exemple) risquent d’être déclenchées par des changements pouvant être apportés au conseil en raison de l’application des nouvelles règles de la LCSA. Les émetteurs peuvent tenter de modifier les modalités de contrats existants, dans la mesure du possible, afin d’y inclure des exceptions pour les changements résultant d’une élection à la majorité des voix sans opposition, et devraient certainement en tenir compte dans tout contrat futur.

Davies | dwpv.com

Rapport sur la gouvernance 2022