Rapport sur la gouvernance 2024 Quand protection du processus rime avec protection des
renseignements – Dans quelles situations convient-il de restreindre l’accès d’un administrateur aux documents du conseil d’administration?
L’accès des administrateurs aux documents du conseil d’administration au Canada Les administrateurs ont l’obligation de gérer les activités commerciales et les affaires internes de la société (ou d’en surveiller la gestion), et ils doivent agir avec soin, diligence et compétence dans l’exercice de cette fonction. Pour s’acquitter efficacement de leurs responsabilités, les administrateurs doivent avoir accès aux livres et registres de la société. C’est pourquoi la plupart des lois canadiennes sur les sociétés confèrent aux administrateurs le droit inconditionnel d’examiner les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration. Par contre, pour quiconque n’est pas membre du conseil d’administration, les procès-verbaux du conseil sont généralement considérés comme confidentiels (sous réserve de la portée de la communication préalable des documents dans le cadre d’un litige). Les tribunaux ont reconnu que l’accès aux avis juridiques fournis à la société fait partie du droit absolu d’un administrateur à l’accès aux renseignements. En fait, c’est le conseil d’administration qui contrôle le privilège du secret professionnel de l’avocat dont bénéficie une société relativement aux avis juridiques. Par conséquent, les résolutions du conseil visant à restreindre de manière générale l’accès d’un administrateur aux communications privilégiées d’une société ont été jugées inapplicables. Pourtant, il existe bel et bien des circonstances dans lesquelles l’accès illimité d’un administrateur aux documents du conseil n’est pas dans l’intérêt de la société. En effet, bien que les lois sur les sociétés confèrent aux administrateurs un droit général d’examen des documents, les tribunaux ont refusé à un administrateur l’accès à des renseignements lorsque ceux-ci étaient demandés à des fins accessoires à ses obligations fiduciaires, ou l les documents avaient été préparés dans le cadre d’un litige entre cet administrateur et la société ou à un moment où il existait un conflit suffisamment important entre les deux parties. Compte tenu du droit inconditionnel d’examen des documents conféré par la loi aux administrateurs, les tribunaux imposent des exigences élevées aux sociétés qui tentent de restreindre l’accès d’un administrateur aux documents. On peut donc se demander si et de quelle façon un conseil d’administration peut structurer ses affaires internes pour limiter l’accès d’un administrateur en situation de conflit dans des circonstances qui ne correspondent pas nécessairement aux exceptions relatives aux fins accessoires et aux litiges mentionnées précédemment. Pour illustrer cette question, nous proposons deux scénarios hypothétiques.
Principaux points à retenir Dans le présent article du Rapport sur la gouvernance , nous examinons les pratiques suivantes susceptibles d’aider un conseil d’administration à protéger les renseignements confidentiels figurant dans les documents préparés en lien avec des situations de conflits qui concernent un administrateur, ainsi que le privilège y afférent : – Un comité spécial du conseil d’administration doit être créé et pouvoir retenir les services de ses propres conseillers juridiques indépendants et le consulter de manière confidentielle. – Le comité doit être chargé notamment d’examiner la question de la confidentialité et du privilège relativement aux autres membres du conseil d’administration. – Le comité doit préserver la confidentialité des renseignements dans le cadre de son mandat. – Dans la mesure du possible, le comité doit être créé à la connaissance et avec l’approbation de l’ensemble du conseil d’administration.
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