– Le comité doit être chargé notamment d’examiner la question de la confidentialité et du privilège relativement aux autres membres du conseil d’administration. Le conseil d’administration doit approuver un mandat écrit pour le comité, définissant la mission et les pouvoirs de celui-ci (y compris sa capacité de retenir les services de conseillers indépendants). Le mandat du comité doit préciser les attentes du conseil d’administration concernant le privilège et la confidentialité dans le cadre des relations entre le comité et les autres administrateurs. Compte tenu du principe établi de longue date selon lequel les procès-verbaux sont la propriété de la société, l’étendue du contrôle exercé par le comité sur ses documents doit, bien entendu, être soigneusement établie dans l’intérêt de la société. Pour ce faire, le mandat peut porter sur les points suivants : les droits des personnes qui ne sont pas membres du comité d’accéder aux documents du comité au cours des travaux de celui-ci, l’obligation ou non du comité de fournir périodiquement des mises à jour au conseil d’administration au cours de son mandat et la mesure dans laquelle il doit le faire, la possibilité pour le comité d’exercer un contrôle sur la confidentialité ou le privilège lié à ses documents, y compris toute décision de communication ou de renonciation au privilège et la manière dont ces décisions seront prises, et la possibilité pour les membres du comité de communiquer confidentiellement avec la direction ou les conseillers juridiques habituels de la société en ce qui concerne le mandat. Au besoin, le mandat peut préciser dans quelle mesure le contrôle exercé par le comité sur ses documents se poursuivra après l’achèvement de ses travaux. – Le comité doit préserver la confidentialité des renseignements dans le cadre de son mandat. Le comité doit préserver rigoureusement la confidentialité des renseignements confidentiels figurant dans ses documents dans le cadre de ses travaux. Autrement dit, les procès- verbaux, les documents préparés par ses conseillers et les autres documents du comité ne doivent pas être diffusés à l’extérieur du comité, sauf si des dispositions adéquates ont été prises à cet égard. Le comité peut être appelé à communiquer avec la direction et les conseillers juridiques habituels de la société. Ces communications doivent être
enquête; elle peut d’ailleurs offrir l’avantage de garantir que les administrateurs qui se penchent sur la situation ne subissent aucune influence indue advenant le cas où l’administrateur exclu examinerait les procès-verbaux de leurs réunions au cours du mandat du comité. En d’autres termes, la protection de la confidentialité des documents du comité et de tout privilège s’y rattachant permet à celui-ci d’exercer sa fonction de surveillance indépendante.
Gestion des documents du comité spécial
Compte tenu de ce qui précède, nous formulons les suggestions suivantes à l’intention des conseils d’administration qui créent un comité spécial dont les délibérations doivent demeurer confidentielles, à l’abri du regard du reste du conseil d’administration. – Le comité spécial doit être autorisé à retenir les services de ses propres conseillers juridiques indépendants et à les consulter de manière confidentielle. Les administrateurs ont accès aux avis juridiques fournis à la société et les contrôlent, ce qui comprend généralement la correspondance avec le conseiller juridique interne et les conseillers juridiques externes habituels de la société. Par exemple, les courriels échangés entre le président du conseil et le conseiller juridique interne sont généralement accessibles à tous les membres du conseil d’administration. Lorsqu’un comité spécial retient les services de ses propres conseillers juridiques, on est en présence d’un cas de figure différent, dans lequel la relation avocat-client et le flux des communications sont censés être établis entre le comité (et non le conseil d’administration dans son ensemble) et ses conseillers juridiques. Dans certaines circonstances, il peut être prudent de limiter les conversations préliminaires entre les membres du conseil d’administration, la direction et les conseillers juridiques de la société (y compris le conseiller juridique interne) jusqu’à ce qu’un comité spécial ait été créé et retienne les services de ses propres conseillers juridiques en vue de mener à bien le mandat.
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Rapport sur la gouvernance 2024
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