CHAPITRE 01 Le comité spécial : un dispositif de gouvernance à mettre en place en cas d’opération donnant lieu à un conflit d’intérêts ou de situation aux enjeux élevés
Pleins feux : Définir le mandat du comité spécial
– Taille et composition du comité. La taille appropriée du comité spécial dépend de divers facteurs. L’idéal, en général, est que le groupe soit suffisamment restreint pour pouvoir agir rapidement et se concentrer sur les questions soumises, tout en possédant l’ensemble des compétences et l’expérience nécessaires pour examiner correctement ces questions. En règle générale, les membres devraient être à la fois indépendants et désintéressés, et disposer du temps et des compétences nécessaires. Il peut arriver que le comité ne soit pas entièrement composé d’administrateurs indépendants, mais la décision de constituer un tel comité doit être prise après mûre réflexion et bénéficier d’un avis juridique. Il est rare, particulièrement dans le contexte d’une opération donnant lieu à un conflit d’intérêts important, que le comité spécial comprenne des administrateurs non indépendants. – Autorité et pouvoirs du comité. La meilleure pratique consiste à charger le comité spécial d’examiner, de superviser et, au besoin, de négocier l’opération, ainsi que d’étudier d’autres voies possibles, y compris le statu quo . Dans le contexte d’une enquête interne, le comité spécial devrait bénéficier d’un mandat étendu lui permettant de demander, de recevoir et d’examiner les documents et dossiers qu’il juge nécessaires. Le mandat doit spécifier que le comité a le pouvoir d’engager des conseillers indépendants sans l’approbation du conseil, ni ingérence externe ou participation de parties intéressées.
L’exposé du mandat du comité spécial est un document de gouvernance important. C’est sur le fondement du mandat que sont établis l’objectif, le champ d’action, les devoirs et les pouvoirs du comité. Il est essentiel que le mandat soit large, tout en étant suffisamment précis pour que le comité soit à la fois doté des moyens d’agir et tenu de rendre des comptes. Le mandat du comité doit préciser ce qui suit : – Mode de sélection du président. Dans certains cas, c’est le conseil d’administration qui choisit le président du comité spécial, alors que dans d’autres, c’est le comité lui-même qui choisit le président parmi ses membres. Si l’on craint qu’une sélection faite par le conseil n’entache l’indépendance du processus, il peut être préférable de confier au comité le soin de nommer le président. Ce dernier doit être un administrateur indépendant et avoir une bonne compréhension des activités de la société et de l’opération proposée. De plus, le président doit posséder les compétences relationnelles qui lui permettront de former des consensus et de désamorcer les conflits, et avoir la capacité et la volonté de s’opposer aux parties intéressées qui pourraient tenter d’influencer le comité de manière inappropriée.
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