CHAPITRE 01 Le comité spécial : un dispositif de gouvernance à mettre en place en cas d’opération donnant lieu à un conflit d’intérêts ou de situation aux enjeux élevés
Sont énumérées ci-dessous dix pratiques exemplaires recommandées qui sont susceptibles d’aider les comités spéciaux à s’acquitter de leur mandat et à limiter la responsabilité de leurs membres le mieux possible : 1 S’assurer de l’indépendance des membres et des conseillers. Les membres du comité spécial, ainsi que les conseillers juridiques et financiers de celui-ci, devraient généralement être indépendants de la direction de la société et de tout partisan intéressé de l’opération ou de la situation concernée. Cette indépendance est essentielle pour permettre au comité de présenter sa recommandation au conseil sans que son objectivité soit remise en question. – Les réunions du comité spécial devraient avoir lieu à part de celles du conseil plénier et à huis clos. Il devrait être interdit aux administrateurs autres que les membres du comité, aux représentants de la direction de la société et aux représentants de tout partisan de l’opération ou de la situation concernée d’assister aux réunions, sauf à la demande du comité et, le cas échéant, uniquement pour lui présenter des renseignements demandés. Le comité spécial ne devrait pas recevoir d’instructions ou de directives de la part de personnes intéressées. 2 Obtenir tous les renseignements pertinents. Le comité spécial doit être en mesure de démontrer qu’il a recueilli tous les renseignements pertinents relatifs à son mandat. Le comité ne doit pas s’attendre à ce que la direction de la société lui fournisse systématiquement tous les renseignements nécessaires. Il importe qu’il détermine lui-même, avec l’aide de ses conseillers, les renseignements dont il a besoin pour s’acquitter de ses fonctions, qu’il insiste pour que ces renseignements lui soient remis et qu’il examine de façon approfondie les renseignements reçus. 3 Examiner avec diligence tous les renseignements et documents. Le comité spécial et ses conseillers devraient procéder à un examen minutieux et diligent de tous les renseignements et documents en lien avec son mandat. Les membres du comité doivent disposer d’un délai raisonnable pour ce faire. Tous les renseignements et documents devraient être remis aux administrateurs
aussi longtemps que possible avant la réunion et un temps suffisant devrait être consacré, pendant la réunion, à leur examen approfondi. – Les tribunaux, au Canada comme aux États-Unis, ont critiqué sévèrement les décisions prises par les conseils ou les comités spéciaux qui n’avaient pas consacré le temps raisonnablement nécessaire aux délibérations dans des circonstances où aucune crise ou urgence ne justifiait la précipitation. Les comités spéciaux peuvent se protéger contre de telles critiques en veillant à ce que leurs membres disposent de suffisamment de temps pour remplir leurs fonctions. 4 Envisager des solutions de rechange. Le comité spécial ne devrait pas se limiter à examiner une seule ligne de conduite, mais devrait plutôt se pencher sur toutes les solutions raisonnablement possibles pour déterminer celle qui sert au mieux les intérêts de la société. Le comité devrait évaluer s’il convient de prendre des mesures en vue d’élaborer ou de faire progresser des solutions de rechange susceptibles d’être plus souhaitables du point de vue de la société. Les tribunaux, au Canada comme aux États-Unis, ont critiqué sévèrement les décisions prises par les conseils ou les comités spéciaux qui n’avaient pas consacré le temps raisonnablement nécessaire aux délibérations dans des circonstances où aucune crise ou urgence ne justifiait la précipitation.
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