CHAPITRE 01 Le comité spécial : un dispositif de gouvernance à mettre en place en cas d’opération donnant lieu à un conflit d’intérêts ou de situation aux enjeux élevés
7 Participer activement à la décision. Il se peut que les tribunaux et les autorités de réglementation des valeurs mobilières soient critiques à l’égard de décisions prises par un comité spécial n’ayant pas participé activement, directement ou par l’entremise de ses conseillers, à l’examen ou à la structuration des questions qui lui ont été soumises, en particulier dans le cas d’une opération dans laquelle la direction de la société peut avoir un intérêt. 8 Documenter le processus. Le comité spécial devrait dresser et tenir en temps réel des procès-verbaux de toutes ses réunions. Les procès-verbaux devraient être suffisamment détaillés pour illustrer la manière dont le comité s’est acquitté de son mandat et pour faire état des conseils reçus. Il importe que les membres du comité soient conscients des questions de confidentialité et de privilège; certaines délibérations, dont celles visées par le privilège relatif au litige, peuvent devoir être enregistrées à huis clos ou dans des procès-verbaux distincts. De plus, le comité spécial constitué en vue de l’examen d’une opération donnant lieu à un conflit d’intérêts important, conformément au Règlement 61-101, devrait être conscient de l’examen « en temps réel » que fait la CVMO d’une telle opération, et de la possibilité que celle-ci demande une copie des procès-verbaux des réunions du comité. 9 Présenter un rapport au conseil. Le comité spécial devrait résumer ses délibérations et ses conclusions dans un rapport adressé au conseil plénier. Les conseillers juridiques et financiers du comité devraient être disponibles, voire présents, à toute réunion du conseil au cours de laquelle le rapport du comité doit être examiné, afin de pouvoir répondre à toute question concernant leurs recommandations ou analyses. – Le conseil plénier ne devrait pas avoir à procéder à un examen approfondi supplémentaire de toute ligne de conduite potentielle si le comité spécial, avec ses conseillers, a constitué un dossier rendant compte de l’examen approfondi déjà effectué. 10 Préserver la confidentialité. Il est essentiel que les délibérations du comité spécial demeurent confidentielles tout au long du processus. Les membres du comité ne doivent dévoiler aucun renseignement
concernant les délibérations ou les recommandations probables du comité à des parties extérieures, ni en discuter avec elles. Seul un porte-parole désigné doit communiquer des renseignements au sujet des travaux du comité, que ce soit à la direction de la société, à une partie intéressée, aux actionnaires ou aux médias. En fin de compte, les devoirs des administrateurs membres d’un comité spécial sont semblables aux devoirs généraux des administrateurs. Les actions du comité peuvent faire l’objet d’une action en justice s’il est établi que le comité n’a pas pris sa décision dans l’intérêt de la société, qu’il l’a prise dans un but inapproprié, par exemple dans l’intérêt d’une partie prenante aux dépens de la société, ou que la décision n’était pas raisonnable dans les circonstances. En ce qui concerne leur obligation de diligence, les administrateurs membres d’un comité spécial peuvent, en cas de manquement, être exposés à une responsabilité plus importante que les autres administrateurs puisqu’ils disposent de plus de renseignements sur l’opération proposée et y participent plus activement. De plus, les membres du comité ont des relations plus étroites avec les conseillers dont le comité retient les services et disposent d’un plus long délai pour examiner les renseignements qui leur sont présentés. Le comité spécial devrait donc, par prudence, vérifier si les dispositions nécessaires en matière d’indemnisation et d’assurance sont en place pour protéger les administrateurs membres du comité contre tout préjudice personnel résultant de leur rôle au sein de celui-ci. Le comité spécial constitué en vue de l’examen d’une opération donnant lieu à un conflit d’intérêts important, conformément au Règlement 61-101, devrait être conscient de l’examen « en temps réel » que fait la CVMO d’une telle opération.
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