Pleins feux : Dix questions pratiques à prendre en considération pour la tenue d’une AGA virtuelle
De manière générale, il importe que les émetteurs qui tiennent une assemblée d’actionnaires, que ce soit en personne ou virtuellement, reconnaissent les droits des actionnaires et leur permettent d’exercer leurs droits fondamentaux en tant qu’actionnaires, y compris le droit d’élire les administrateurs. Le conseil d’administration et la direction d’un émetteur ne devraient pas perdre de vue ce principe primordial au moment de décider du type d’assemblée à tenir, du lieu de l’assemblée, des personnes autorisées à y assister, des moyens dont disposeront les actionnaires et les fondés de pouvoir pour s’exprimer et voter, ainsi que des renseignements qui seront communiqués à l’assemblée. Sont énoncées ci-après les dix questions pratiques que la direction et le conseil devraient prendre en considération avant de décider de tenir ou pas une assemblée d’actionnaires hybride ou entièrement virtuelle et, le cas échéant, d’établir son déroulement optimal. 1. PLANIFICATION ANTICIPÉE Le fait de tenir pour la première fois une AGA virtuelle est un événement important pour de nombreux émetteurs et nécessite l’assistance et la contribution de diverses parties, dont des fournisseurs de plateforme d’assemblée virtuelle, des scrutateurs et des conseillers juridiques externes. Au cours de la période de sollicitation de procurations de 2020, les fournisseurs de services ont été submergés de demandes de la part d’émetteurs souhaitant tenir une AGA virtuelle en raison de la pandémie de COVID-19. Il est peu probable que ce niveau de demande inattendu et sans précédent soit de nouveau atteint, mais les émetteurs seraient néanmoins avisés de commencer à planifier leur AGA de 2021 le plus tôt possible pour être en mesure de respecter les délais souhaités ou imposés. 2. CHOIX D’UNE PLATEFORME Pour lancer le processus de préparation d’une AGA virtuelle, l’émetteur doit d’abord sélectionner une plateforme. Les principaux critères auxquels doit répondre la plateforme ont trait à l’authentification des participants et à la facilitation du vote et des questions. Il est préférable d’utiliser une plateforme conçue pour la tenue d’AGA virtuelles, comme les plateformes que proposent LUMI Global ou Broadridge Financial Services, Inc., plutôt que les services classiques de vidéoconférence ou de conférence téléphonique sur rendez-vous.
74
Rapport sur la gouvernance 2020
Powered by FlippingBook