CHAPITRE 05 Rendez-vous en ligne : assemblées d’actionnaires virtuelles en 2020 et à l’avenir
Pleins feux (suite)
3. PRÉPARATION DES DOCUMENTS RELATIFS AUX PROCURATIONS Les émetteurs devraient déterminer les renseignements qui sont importants et doivent être inclus dans leurs documents d’information publique concernant leur décision de tenir une assemblée virtuelle (surtout si l’assemblée sera entièrement virtuelle). À cette fin, ils devraient consulter les politiques et les lignes directrices de conseillers en gouvernance d’entreprise et d’investisseurs institutionnels influents concernant les meilleures pratiques recommandées. Étant donné que la façon de faire en ce qui a trait à la participation et au vote diffère à bien des égards entre l’AGA virtuelle et l’AGA classique tenue en personne, il est risqué pour les émetteurs de simplement préparer leurs documents d’information comme par le passé. Ils devraient adapter leurs documents et s’assurer que ceux-ci expliquent de manière exacte et complète la marche à suivre en vue de maximiser la participation des actionnaires. 4. AUTHENTIFICATION DES ACTIONNAIRES ET VOTE DES ACTIONNAIRES Les émetteurs doivent être en mesure de vérifier que chaque participant accédant à distance à l’AGA virtuelle est bien un actionnaire ou un fondé de pouvoir dûment nommé. Cette tâche est habituellement déléguée à un fournisseur de services tiers, et la vérification est le plus souvent effectuée au moyen du code unique inclus dans les documents relatifs aux procurations de chaque actionnaire, qui doit être utilisé pour accéder au portail de l’assemblée. La présence de scrutateurs et de compilateurs de votes compétents est essentielle pour assurer un processus de vote équitable, fiable et vérifiable; leur présence est particulièrement importante compte tenu de la complexité
inhérente au système de vote par procuration, qui peut augmenter lorsque le vote par webdiffusion ou par téléphone est autorisé en plus du vote en personne et par procuration.
5. ACCÈS À L’ASSEMBLÉE
Les émetteurs doivent décider s’ils autorisent les personnes autres que les actionnaires et les fondés de pouvoir (comme les analystes, les employés ou les représentants des médias) à assister à leur AGA virtuelle. En 2020, la grande majorité des sociétés ouvertes canadiennes ont permis aux non- actionnaires d’assister à leur AGA virtuelle en tant qu’invités, mais ont mis en place des contrôles pour les empêcher de voter ou de poser des questions. De plus, les émetteurs doivent déterminer s’ils souhaitent, une fois l’AGA terminée, en publier l’enregistrement audio ou la webdiffusion sur leur site Web. Les émetteurs souhaitant employer la meilleure pratique le feront, car ils permettront ainsi aux actionnaires n’ayant pu assister à l’assemblée de l’écouter ou de la regarder en différé, au moment qui leur conviendra.
6. PROPOSITIONS D’ACTIONNAIRES
Le choix du mode de présentation des propositions d’actionnaires est important. Les actionnaires peuvent être autorisés à les présenter en direct, par téléphone, ou au moyen d’une déclaration audio ou vidéo enregistrée d’avance. À l’heure actuelle, la méthode la plus courante consiste à mettre une ligne téléphonique tenue par une téléphoniste à la disposition des actionnaires durant l’assemblée. Quelle que soit la méthode choisie, tout doit être mis en œuvre pour que les actionnaires puissent participer comme ils le feraient si l’assemblée avait lieu en personne.
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