Les émetteurs devraient déterminer les renseignements qui sont importants et doivent être inclus dans leurs documents d’information publique concernant leur décision de tenir une assemblée virtuelle.
7. MESURES EN CAS DE PROBLÈME TECHNIQUE
9. DIFFUSION AUDIO, DIFFUSION VIDÉO ET DIAPORAMA Même si, au Canada, la tenue d’une assemblée virtuelle en mode audio seulement permet généralement de satisfaire aux exigences légales relatives à la tenue d’une assemblée virtuelle, certains émetteurs choisissent de diffuser un diaporama ou de diffuser l’assemblée en continu ou au moyen d’une webdiffusion. Certains actionnaires et organismes de gouvernance préconisent l’offre d’un volet visuel pour des raisons de transparence. Toutefois, la mise en place d’une technologie permettant d’offrir un volet visuel entraîne des coûts et des complications accrus pour les émetteurs, en particulier s’ils souhaitent diffuser autre chose qu’un diaporama. De plus, certains s’inquiètent de la possibilité que soient « immortalisés » des moments gênants.
Les émetteurs devraient envisager d’offrir une ligne de soutien technique permettant aux actionnaires d’obtenir de l’assistance et des instructions pour l’utilisation de l’application servant à l’assemblée virtuelle. Ils devraient également mettre en place des procédures d’urgence à suivre en cas de problème technique (comme une panne de courant ou de réseau). Pour minimiser les risques d’un tel problème, nous recommandons aux émetteurs d’établir l’ordre du jour de leur assemblée de manière à ce que les questions obligatoires soient réglées et le vote soit tenu le plus tôt possible. En raison surtout de problèmes de TI potentiels, de nombreux émetteurs qui ont tenu une AGA virtuelle en 2020 ont décidé que les présentations de la direction, qui se faisaient habituellement dès les questions obligatoires réglées, seraient plutôt remplacées par une conférence téléphonique avec les investisseurs, accompagnée de présentations accessibles sur leur site Web immédiatement avant l’AGA. Il serait prudent pour les émetteurs de prévoir des remplaçants pour les rôles de président et de secrétaire de l’assemblée, ainsi que pour les rôles de proposeur et d’appuyeur, au cas où l’une des personnes devant remplir ces rôles rencontrerait des difficultés techniques qui l’empêcheraient de participer.
10. SCRIPT DE L’ASSEMBLÉE
Au moment de préparer le script de leur assemblée virtuelle, les émetteurs devraient examiner attentivement les aspects pratiques de celle-ci, afin de s’assurer d’un déroulement en douceur et d’anticiper les problèmes éventuels. Il est important, par exemple, que le script contienne les informations à donner aux actionnaires pour qu’ils puissent voter et poser des questions à l’assemblée. En outre, le script devrait préciser que tous les orateurs doivent s’identifier avant de prendre la parole – particulièrement en l’absence d’une diffusion vidéo en direct – et qu’ils doivent couper leur micro en tout autre temps.
8. QUESTIONS DES ACTIONNAIRES
Comment les actionnaires pourront-ils poser des questions au cours d’une assemblée virtuelle? Par exemple, les questions devront-elles être envoyées à l’avance? Sera-t-il possible de transmettre des questions par texto en temps réel ou de les poser en direct au moyen d’une ligne téléphonique tenue par une téléphoniste? De plus amples renseignements sur les meilleures pratiques à l’égard des questions et des commentaires des actionnaires sont donnés sous « Répondre aux questions et aux commentaires en mode virtuel » ci-dessous.
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Rapport sur la gouvernance 2020
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