CHAPITRE 05 Rendez-vous en ligne : assemblées d’actionnaires virtuelles en 2020 et à l’avenir
RÉPONDRE AUX QUESTIONS ET AUX COMMENTAIRES EN MODE VIRTUEL Les actionnaires et les fondés de pouvoir dûment nommés ont le droit fondamental de s’exprimer et d’être entendus à l’AGA, sous réserve de certaines exceptions limitées. Quel que soit le mode de transmission des questions, la meilleure pratique consiste à lire à haute voix toutes les questions appropriées concernant les activités de l’émetteur et d’y répondre à l’assemblée. Il est possible que cette pratique crée une situation délicate dans certains cas, par exemple si des critiques sont exprimées à l’endroit de l’émetteur ou de membres de la direction, mais il est essentiel que toutes les questions et tous les commentaires appropriés soient traités comme ils le seraient si l’assemblée avait lieu en personne. Étant donné que les séances de questions peuvent être longues, nous recommandons aux émetteurs d’avoir recours aux techniques suivantes pour s’assurer de traiter les questions reçues de manière adéquate et efficace : – Il est souhaitable de permettre aux actionnaires et aux fondés de pouvoir dûment nommés de présenter des questions avant l’AGA et de leur indiquer par quel moyen ils peuvent le faire. L’émetteur peut ainsi regrouper les questions, s’il y a lieu de le faire, et y répondre au moment opportun de l’AGA. De plus, la planification de l’assemblée peut ainsi être facilitée, car l’émetteur peut alors s’assurer que ses représentants sont bien préparés pour répondre aux préoccupations les plus importantes de ses actionnaires. – À l’ouverture de l’AGA, lorsqu’il décrira la façon dont se déroulera l’assemblée, le président de l’assemblée devrait préciser clairement la marche à suivre que les actionnaires et les fondés de pouvoir devront respecter pour pouvoir prendre la parole au cours de l’assemblée. En général, les intervenants doivent attendre d’être reconnus par le président, puis se nommer en tant qu’actionnaires inscrits ou fondés de pouvoir. Il importe que le président respecte cette marche à suivre tout au long de l’assemblée afin d’assurer le traitement juste et équitable de toutes les personnes autorisées à prendre la parole et de préserver l’intégrité de l’assemblée. –L orsque plusieurs actionnaires et fondés de pouvoir posent les mêmes questions ou des questions semblables, il est acceptable de répondre à ces questions ensemble, à condition d’aborder le fond de chaque question appropriée posée. Il arrive souvent qu’un représentant de l’émetteur (tel que l’avocat général ou le secrétaire de la société) soit chargé de recueillir les questions, mais dans certains cas, il peut être utile de nommer un modérateur indépendant pour cette tâche. Dans les deux cas, il est essentiel que la personne chargée de gérer les questions le fasse de bonne foi pour éviter toute critique potentielle.
Quel que soit le mode de transmission
des questions, la meilleure pratique consiste à lire à haute voix toutes
les questions appropriées concernant les activités de l’émetteur et d’y répondre à l’assemblée.
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